Recall Pazienti: Come Automatizzare i Richiami Periodici
Igiene semestrale, controlli annuali, follow-up post-intervento: automatizzare i recall aumenta la retention dei pazienti e il fatturato dello studio.
Il recall dei pazienti e il motore silenzioso della crescita di uno studio dentistico. Ogni paziente che torna per l'igiene semestrale, il controllo annuale o il follow-up post-trattamento rappresenta fatturato ricorrente e prevedibile. Eppure, molti studi gestiscono i recall in modo manuale e frammentario, perdendo fino al 40% dei pazienti che dovrebbero tornare. Automatizzare questo processo non e un lusso: e una necessita per la sostenibilita economica dello studio.
I tipi di recall nello studio dentistico
Un sistema di recall completo copre diverse tipologie di richiamo:
- Igiene professionale: richiamo ogni 4-6 mesi, rappresenta il tipo di recall piu frequente e con il volume maggiore.
- Controllo periodico: visita annuale per pazienti senza patologie attive, fondamentale per la diagnosi precoce.
- Follow-up post-trattamento: controllo a 1-2 settimane da interventi chirurgici, protesici o endodontici.
- Richiamo parodontale: pazienti in terapia parodontale di mantenimento con frequenza personalizzata (ogni 3-4 mesi).
- Recall ortodontico: controlli periodici durante il trattamento e contenzione post-trattamento.
Come strutturare un sistema di recall automatico
Un sistema di recall efficace opera su tre livelli. Il primo livello e il promemoria gentile: un messaggio automatico inviato quando si avvicina la scadenza del richiamo, con tono informativo e possibilita di prenotare direttamente. Il secondo livello e il follow-up: se il paziente non risponde entro 7 giorni, parte un secondo messaggio con un tono leggermente piu diretto. Il terzo livello e il contatto diretto: dopo 14 giorni senza risposta, una chiamata dalla segreteria o un messaggio personalizzato dal dottore. Con Artiko Dental, i primi due livelli sono completamente automatizzati.
Uno studio dentistico con 1.500 pazienti attivi e un sistema di recall automatizzato puo generare fino a 200 appuntamenti aggiuntivi al mese solo dai richiami, con un incremento di fatturato stimato tra il 15% e il 25%.
Personalizzare il messaggio di recall
Il messaggio di recall non deve sembrare una comunicazione generica. Personalizzalo con il nome del paziente, il tipo di trattamento dovuto e il tempo trascorso dall'ultima visita. Per esempio, un messaggio efficace potrebbe ricordare che sono passati 6 mesi dall'ultima igiene e che e il momento ideale per la seduta successiva, offrendo la possibilita di scegliere data e ora. Evita toni clinici o allarmistici: il richiamo deve essere percepito come un servizio premuroso, non come una pressione commerciale.
Misurare l'efficacia del sistema di recall
Le metriche da monitorare per valutare il sistema di recall:
- Tasso di recall completato: percentuale di pazienti che effettivamente tornano per il richiamo. L'obiettivo e superare il 70%.
- Tempo medio di risposta: quanto impiegano i pazienti a rispondere al primo messaggio di recall.
- Tasso di conversione per canale: quale canale (WhatsApp, SMS, email) genera piu prenotazioni.
- Pazienti persi: quanti pazienti non rispondono a nessun livello di recall e risultano inattivi dopo 12 mesi.
Prova Artiko Dental Gratis
Automatizza la comunicazione con i pazienti, riduci i no-show e gestisci i recall con l'intelligenza artificiale.
Inizia Gratis